4．契約書（紙原本）のファイリングと発送手順について【BUNTANリーガル】

はじめに

BUNTANリーガルをご利用の場合

ＳＲＩでは１つの契約書として管理したい単位（１件）で保管管理いたします。

その際１件ごとにバーコードシールを貼付することで入庫～出庫～廃棄の履歴をバーコードで管理いたします。

契約書（紙原本）は１件の単位でファイリングしていただきます。

ＳＲＩ推奨　ファイリング用具

■手書き編
　①　「管理番号」を付箋等へ記載
　②　①を契約書（紙原本）の右上に貼付
　③　契約書を１件ごとにファイルへ格納

※管理番号とは、紙原本と台帳（リスト）を紐づけて管理する情報です
後日、この管理番号を元にバーコードシールを貼付します

■表紙（QRコード）印刷編
　①　専用システムBUNTANからQRコードが印字された表紙を印刷
　②　①の用紙を先頭にして、契約書を１件ごとにファイルへ格納

表紙（QRコード印字）は専用システム「BUNTAN」から印刷できます。

動画にて操作手順をご確認ください

契約書は１件単位で保管し、運用されます。
ここではSRIでお預かりできないNG例をご紹介いたします。

✖　1つのファイルに複数の契約書が格納されている
例）クリアポケットに背あわせで2件の契約書が収納されている
→1件ごとに分冊作業が必要となります

✖切り離しできないファイルの利用
→1件ごとに運用できるファイルへ入れ替えが必要となります。

上記のファイリングの場合は、お客様へ返却させていただくことがございます

ファイリングした書類を文書保存箱に収納してください。

箱詰め時の注意点

契約書をSRIへ送付する際は文書保存箱に収納して送付いただきます。

ここでは箱詰めNG例をご紹介いたします。

×　ファイルが折れ曲がった状態
×　ファイルから飛び出した状態
×　ファイルに収納されず、契約書類がむき出しの状態

上記の状態で箱詰めされると、書類が折れ破損の原因となったり、また1件の区分けができない状態になる場合もあります。