【機能】「文書のライフサイクルの現在状況を見る➀」で出来ること
部(グループ)ごとのご依頼履歴を一覧で確認することができるため、部(グループ)の管理者向けのメニューです。また、保管データ閲覧の情報と組み合わせることで文書の管理状況を把握することもできます。
以下の様な活用方法ができます。
・文書の活用状況の把握:どの文書がいつ、どのように利用されたという履歴を確認できます。
・活用中文書の洗い出し: 取り寄せたままになっている文書がないか、チェックが可能です。
・検索結果をExcel出力: 検索結果をExcelで出力し、分析や共有を行うことができます。
【利用するメニュー】
目的から選ぶ ＞ 履歴を見る＞
文書のライフサイクル（取り寄せ、倉庫戻し、廃棄まで）の現在状況を見る ➀部署で（貸出簿）
※アカウントのメニュー権限の制限により表示されない場合がございます。
【操作】部署のライフサイクルを検索する(利用例）
「詳細検索」ボタンをクリックすると下の検索画面が開きます。
必須項目：部*（グループ）指定
検索したい項目を入力または☑を記入し検索する ※空白の場合は、全検索となります。
利用例とリストイメージ
利用例１：定期的に文書の動きを確認したいとき
⇒ 部(グループ)の貸出簿を全て表示してご確認ください。
検索方法：部「検索したい部」
日付区分「申請日」を選択
日付「空白」 ⇒ 検索
利用例2：過去に閲覧されたことがある文書を確認したい
⇒ 出庫と電送の履歴を全て検索してご確認ください。
検索方法：部「検索したい部」
区分「出庫」「電送」にチェック「レ」を指定 ⇒ 検索
利用例３：廃棄された文書を確認したい
⇒ 廃棄したものを全て検索してご確認ください。
検索方法：部「検索したい部」
日付区分「廃棄日」を選択
日付「空白」 ⇒ 検索
【注意事項】
・部（グループ）単位での文書表示のためお探しの文書が表示されない場合は検索方法を変更してご確認ください。