BUNTAN用語
あ行
1件管理 [いっけんかんり]
クリアフォルダー等で１案件ごとにまとめて管理すること。
契約書やカルテの管理の際に、1つの契約毎に書類利用が可能。
永年保管 [えいねんほかん]
文書の廃棄する期限を定めずに、永久に保管すること。
BUNTANでは、「9999/12/31」と入力するとで永年保管の扱いとなります。
お知らせメール [おしらせメール]
システムの機能により各種アラートを通知するメール機能のこと。
主な通知として、依頼受付、期限の満了のお知らせ、ユーザー情報変更、承認機能、請求書発行のご案内があります。
押印申請機能 [おういんしんせいきのう]
押印が必要な文書を管理する機能のこと。
申請した文書に対し、押印した履歴を確認することもできます。
お客様コード [おきゃくさまコード]請求書の右上に記載されている数字６桁のコードのこと。
か行
機密文書 [きみつぶんしょ]
組織や企業が秘密にする必要のある文書のこと。
機密文書は、外部に漏洩すると、顧客の信頼を失ったり、法的な責任を負ったり、競合他社に模倣されるなど、様々なリスクがあります。そのため、機密文書は秘密を保持するために、適切な管理と保管が必要となります。
契約期限通知 [けいやくきげんつうち]
契約書の終了日を迎える文書を一覧化して、お知らせする機能のこと。
お知らせの方法はアラート表示とメール通知の2つがあり、さらに「有期の契約書」と「自動更新の契約書」を分けてお知らせすることも可能です。
権限タイプ [けんげんタイプ]
ユーザーのメニュー権限のパターンを予め登録できる機能のこと。
登録した権限を呼び出すことでユーザーのメニュー権限を一括で設定することができます。
権限 [けんげん]
ユーザーアカウントに権限を付与し、BUNTAN内で利用できる機能や操作の範囲を制限したり、許可したりするための仕組みのこと。
権限は、「全体管理者」「全体管理代行者」「管理責任者」「登録代行者」「一般」「使用しない」の合計6種類あります。
さ行
再入庫 [さいにゅうこ]保管場所から出庫した文書を再度保管庫へ預け入れること。
出庫 [しゅっこ]
保管場所から文書を取り寄せること。
出庫中廃棄 [しゅっこちゅうはいき]
取り寄せた文書を保管場所戻して廃棄すること。
WF機能 [ワークフローきのう]
依頼を制御するセキュリティ機能のこと。
管理者からの承諾を受けてから申請された依頼が実行されます。
主文書 [しゅぶんしょ]
1つのレコードに紐づくPDFデータのこと。
BUNTANにアップロードできるのは、1ファイルの容量が30MB未満となります。
組織コード [そしきコード]
BUNTANの利用環境ごとに割り振られる数字6桁のコードのこと。
BUNTANにログイン後、右上のアカウント名から確認可能。
た行
電送 [でんそう]SRIに保管されている文書をスキャニングし、PDF化したデータをお客様に送信するサービスのこと。
送信されたPDFデータはBUNTANから確認できます。
データ番号 [データばんごう]第一階層にあたる文書を管理する番号のこと。
BUNTANに文書登録を行う際には、20桁以内のユニークなデータ番号を付与する必要があります。
※社内の呼び方に合わせてカスタマイズできる項目のため、保管データ閲覧上では「保管物番号」「管理No.」などと表示されている場合もあります。
な行
内容物番号 [ないようぶつばんごう]
第二階層にあたる文書を管理する番号こと。
第一階層の文書の中にある、更に細かい単位で文書を登録することができます。
※社内の呼び方に合わせてカスタマイズできる項目のため、保管データ閲覧上では「保管管理物番号」「冊子No.」などと表示されている場合もあります。
年限切れ [ねんげんぎれ]
保管期限を迎えた文書のこと。
年限回答 [ねんげんかいとう]
保管期限を迎える文書に対して、「取り寄せ（出庫）」「廃棄」「保管期限の延長」などの判断を行うこと。
年限回答を行うことで、文書のライフサイクルを適切に回すことができます。
は行
箱管理 [はこかんり]第一階層の保管単位が文書箱で管理していること。
最も一般的な保管形態です。
部（グループ） [ぶ（グループ）]組織コードの下に紐づく、文書をグルーピングする単位のこと。
部（グループ）単位で、文書の閲覧・操作の制限を設けることが出来ます。
付属書類 [ふぞくしょるい]
１つのレコードに紐づく電子ファイルのこと。
Excel、Wordを始め、PDFやテキストなども紐づけることが可能です。BUNTANにアップグレードできるのは、1ファイルの容量が30MB未満となります。
返却出庫 [へんきゃくしゅっこ]
保管庫から取り出しを行い、保管庫には返さず自社で保管すること。
保管場所 [ほかんばしょ]
文書が保管されている場所のこと。
BUNTANの保管データ閲覧から確認することができます。
法定保存年限 [ほうていほぞんねんげん]
法律によって定められた文書の保存期間のこと。
商法や会社法、労働基準法など、様々な法律で、特定の文書を一定期間保存することが義務付けられています。文書の種類によって保存期間は異なります。
保管データ閲覧 [ほかんデータえつらん]
BUNTANに登録されている文書情報が一覧で確認できるメニューのこと。
保管期限（保管物） [ほかんきげん（ほかんぶつ）]
第一階層の文書について、保管しておく期日のこと。
BUNTANでは保管期限を迎えるとお知らせをしてくれる機能があります。
保管期限（内容物） [ほかんきげん（ないようぶつ）]
第二階層のあたる文書を保管しておく期日のこと。
第一階層の文書より、先の日付を入力することはできません。
保管期限満了通知 [ほかんきげんまんりょうつうち]
保管期限を迎える第一階層の文書を一覧化して、お知らせする機能のこと。
お知らせの方法は、アラート表示とメール通知の2つがあります。
ま行
や行
ユーザーアカウント
BUNTANを利用するために必要なもの。
個人を識別し、その利用者に応じた権限や機能を設定することができます。ログインIDとパスワードによって管理されています。
レコード
BUNTANの保管データ閲覧画面の1行こと。
データ番号1つ＝レコード1行、または内容物番号＝レコード1行で表現されています。